店舗業務のシステム化で100店舗の管理を効率化！

クリーニング
シフト
マニュアル
実施管理

2020/10/26

札幌市を始め北海道内でクリーニングチェーン、コインランドリーを140店舗を展開している株式会社エースランドリー。人にも環境にもやさしいクリーニングのために洗剤にこだわると同時に工場の設備を充実させ、リーズナブルな料金サービスを実現させています。
今回は本部と店舗、そして工場の連携を見直し業務効率化を図るためにシステムのリプレースを決めた営業部　受付管理課　大橋係長にお話を伺いました。

グループウェアが店舗に浸透せず紙運用

―「店舗Linkle」導⼊前はどのような課題を抱えていたのでしょうか？

元々は全社でグループウェアを利用していました。
社内の諸連絡や、店舗に販促物を掲示するよう連絡をしたり報告を上げてもらっていたのですが、なかなかシステム経由で報告する習慣が根付かず、店舗の様子が訪問しないと分からない状態でした。
今思えば以前のシステムは店舗スタッフには堅い印象でとっつきにくく使いこなせなかったからだと思います。
結果、「店舗では紙やExcelによる独自の運用になり、本部がそれらを集計する」ことになり、店舗管理の負荷も高かったです。

― 100店舗となると、集計も一苦労ですね。

はい。作業も大変ですし、手作業だとどうしてもミスが起こりやすいのでやはりシステム化自体は必要ですが、リプレースの際は《店舗目線》を重視していました。
学生から70代と様々な世代のスタッフがいて、皆さんが使いやすいシステムにするからこそ、本部も店舗も業務効率化に成功できると感じていました。

店舗が使いやすいシステムにすることで本部の負担も減った

― 「店舗Linkle」導⼊後はどうなりました？

工場との連携も業界柄必須なので、直営店100店舗と工場と本社で使っていますが、店舗Linkle１つで本部と店舗間だけでなくて、工場も含めてやりとり出来たのが大きいですね。

― 特に変化を感じた点はなんですか？

大きく2つありまして１つは「指示を出した後、相手の動きが把握しやすくなった」のこと、もう1つは、「店舗業務のシステム化」です。

具体的には本部から全店に対して指示をして、きちんと実施しているかマネージャーが確認するために店舗を巡回する必要がなくなりました。

― 今までは新しいのぼりやポスターが張られているか、全店周っていたとか。

そうです。2か月に1回、新しい販促イベントがあって販促物のチェックだけで店舗巡回していましたが、それがなくなったのが大きいです。

― ちなみに工場ではどのように使っていますか？

いわゆる“タグ取れ”など、洗い物に関する確認が便利になりました。
“タグ取れ”とは店舗で受け付けた洗い物につけたタグが取れてしまうことです。
今まではどこの店舗の洗い物か確認するために、クリーニング済みの衣類を店舗に巡回して届ける際に持って回って聞いていましたが、今では店舗Linkle上で一斉に問い合わせできます。
クリーニング店はカウンターに1人の店舗も多いですが、接客を中断させたり逆にお客様が帰るまで待つことも減り、効率がよくなりました。

― 店舗業務のシステム化ができた、とのことですが具体的には？

マニュアル確認や社内備品発注、シフト作成など手作業で行っていた店舗業務を店舗が使いやすいシステムにすることで、結果的に本部の業務負担も減りました。
アンケートをかなり活用していて、弊社ではアンケート機能をすごく活用しています。例えば余分な備品発注を防ぐために洋服のタグなどの在庫を月2回報告させたり、他店にヘルプに入った時間を報告してもらっています。
経費の把握は店舗の分析に役立ちますし、集計してcsvで出力できて便利です。

― やはり気になるのは店舗の皆さんの印象です。

当初は新しいシステムの入れ替えに心配していたようですが、この道40年になる70代のベテランスタッフも含め使いこなしていますよ。
システム化されて便利になったのは、紙ベースだった業務、シフトの共有や社内備品の発注、マニュアルの閲覧のようです。今まではExcelや手書きの紙を添付してメールしたり、写真に撮ってグループウェアにアップするなど手間がかかっていたようですが、今では接客の合間にできることも増えました。

― 最後に店舗Linkleの導入時もふくめて今後についてお聞かせください。

店舗Linkleの説明を受けた時に、色んな機能が揃っている中で、目的別に使いたい機能だけ使うのでシンプルだなと感じました。同時にシフト機能については弊社の運用に合わせて柔軟にカスタマイズいただいたので、個別対応も可能な点がよかったです。
業務効率がよくなったことで、より接客に集中しやすい環境になりました。他のクリーニングチェーンにも取り組みを紹介してみようと思います。

動画でも導入事例をご紹介しております。
是非ご覧ください！