店舗に必要なグループウェアとは?

店舗に必要なグループウェアとは

グループウェアとはざっくり言うと、メール、スケジュール、掲示板やファイル共有など複数人のグループやチームで業務の効率を上げる為の機能が複数入っているシステムのことです。

社内の業務を円滑に進める為にグループウェアはかかせません。多店舗を運営している企業にとってもそれは同じです。 全社員への業務連絡や新商品の社内展開、外出や会議の予定を関係者に一斉に共有するのに、グループウェアを利用している企業がほとんどです。

ただ、本社内では問題なく運用出来ているとしても、「店舗」ではどうでしょうか?
SVやエリアマネージャーと店長を繋ぐ、単なる連絡手段と化していませんか?

今回の記事では、多店舗を運営する企業にとって、店舗にグループウェアを活用してもらうために、どのようなグループウェアを選べばいいのかについてご紹介します。

既にグループウェアを導入されているという方も、これから導入や乗り換えを検討している方も、本記事をお読みいただき、本部だけではなく店舗も業務改善を実感できるグループウェアを導入するためのご参考にして頂けると幸いです。

店舗スタッフの負担にならない、グループウェアを選ぶ

本社や本部のみで運用するのに適したグループウェアと、本部と店舗で運用するのに適したグループウェアは決定的に違う事があります。
それは、「基本的にグループウェアはオフィスワーカー向けで、店舗業務には適していない」という事です。

店舗責任者は常にPCの前で作業できるわけではありません。グループウェア上で緊急の連絡が入っていたとしても、気づかず対応が遅れることも多々あります。

店舗でもPCやタブレットを利用して売上の集計、発注や在庫の管理など店舗管理に必要な業務用のアプリはよく使用しますが、業務通達やスケジュールの共有等「情報共有」をメインの目的とした業務は、どうしても接客や仕込みなど店舗内の業務に比べて優先度は低くなりがちです。

もしグループウェアで情報共有していたとしても、結局電話でリマインドをしてしまっては、グループウェア導入のメリットが薄れてしまいます。

このため、店舗で利用するグループウェアは、店舗のスタッフが店舗業務に専念することを前提とした、運用に負担とならないものを選定することが大切となります。

店舗でのグループウェア運用の課題

店舗スタッフにグループウェアを使ってもらうには?

そもそも、店舗スタッフにグループウェアを使ってもらうにはどうしたらいいのでしょうか?
店舗業務で忙しいスタッフに使ってもらうには、ずばり作業の手間が減るとスタッフ自身に実感してもらうことが大切です。
グループウェアを利用したスタッフ自身が「便利になった」「作業が楽になった」と実感できる改善点を作れば、グループウェアを利用した他の業務に対しても意欲的に利用してもらいやすくなります。

それには、現在グループウェアを運用している業務の中で、どこに時間がかかっているのかを洗い出して、簡略化する必要があります。
例えば、季節ごとに変えるレジ前や店舗内のディスプレイの報告に時間がかかっている場合、

①実際にディスプレイ作業をする時間がかかっている
②ディスプレイの内容を決めるのに時間がかかっている
③ディスプレイ作業の後、本部へ報告するための文章と画像の取り込みに時間がかかっている


等の理由があげられます。

これには、
①実際にディスプレイ作業をする時間がかかっている
ディスプレイの内容が決まらないのは、本部の指示不足もしくは店長の経験不足によるところが大きい為、本部で全店に指示を出す前にサンプル店でディスプレイを実施し、その様子を撮影します。
指示する際に画像を添付して、全店へ展開させることでお手本を簡単に参照させることができます。

②ディスプレイの内容を決めるのに時間がかかっている
実際にディスプレイ作業に時間がかかっているなら、接客の合間等ではなく集中してディスプレイ作業に集中して取り組めるように業務を調整する必要があります。ディスプレイ作業をする日のスケジュールを他店と比較してみて、作業を進める際のコツを他店と共有したり、作業する時間帯そのものを見直す必要があります。

③ディスプレイ作業の後、本部へ報告するための文章と画像の取り込みに時間がかかっている
本部への報告作業に時間がかかっている場合、報告のフォーマットを見直しましょう。ディスプレイの配置や工夫したところ、顧客に対しての狙い等、文章にするとなかなか長くなりがちです。画像もいちいちPCに取り込んでエクセルに張り付けるよりも、スマホやタブレットで撮影した画像をそのまま送信出来たほうがベター。簡潔に報告することを評価するように本部からの働きかけが必要です。

グループウェアの導入は業務改善のきっかけに過ぎません。根本的な業務の見直しが、グループウェア導入の成功へとつながります。

店舗スタッフの負担にならないポイント

店舗スタッフの負担にならないグループウェアの2つのポイントとは?

では、具体的にどのようなグループウェアを選べば、店舗スタッフにとって負担にならないのでしょうか。
それには「店舗」ならではの課題を解決できるかどうかのポイントが2つあります。

まずひとつは、 画面のUIがシンプルで分かりやすいものを選ぶ」ということです。
店舗スタッフの多くは、 意外かと思われるかもしれませんが、 PC操作に詳しくない人が多いです。
日常的に自宅でネットサーフィンをしている人でも、PCで業務システムを使うとなったとたんに戸惑う人が多く、最近ではスマホやタブレットの普及に伴い、自宅でPCを利用しない人も増えてきています。

このような人達に、いかにも「業務用です!」というような画面のシステムは敬遠される傾向にあります。

店舗スタッフの年齢層が高い場合は、アイコンの文字が大きく見やすいものを選ぶことも大切です。
また、店舗でタブレットやスマホで操作する場合も、ネイルをする女性が多い企業では同じくタップのしやすさがシステムの使い心地に直結します。
選定の際には、画面のUIを実際に店舗スタッフに操作してもらって、感触を確認するのがおすすめです。

ふたつめは、「入力作業を減らす工夫がされているかどうか」です。
先程もお伝えしましたが、店舗での業務は接客・発注・スタッフ管理・教育 ・・ など多岐に渡ります。

長時間PCの前にいられる時間も少なく、業務の合間にグループウェアを利用する場合がほとんどのため、報告のために文書を作成する時間はほぼ無いと言ってもいいでしょう。

このため、店舗からの報告業務に利用する機能については、極力入力項目を少なくし文章の代わりに画像を撮影して登録するなどの工夫がされているものを選定します。

1つの報告にかかる時間が10分から5分になるだけで、1ヶ月のトータルの作業時間の削減は効果絶大です。
例えば毎日店舗から日報を本部に報告する場合、報告にかかる作業時間が10分から5分になると、1年で30時間の作業時間の削減になります。

この空いた30時間を他の業務にあてることで、店舗の業務により集中出来るようになります。

まとめ

グループウェアは業務連絡やTODO、スケジューラなど機能がたくさんあるものがほとんどです。
ですが、「店舗」という視点で見たとき、本当に必要な機能は実は少なかった場合が少なくありません。

多店舗企業にて店舗にグループウェアを導入する際には、店舗が使いやすく本当に必要な機能だけを選んで選定することが大切です。
クラウドで提供されているグループウェアは、無料の試用期間があるものがほとんどなので、試用期間を利用して店舗にヒアリングを行いつつ、店舗スタッフが使いやすい製品を選定していきましょう。

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