使いやすさ、探しやすさを追求したHOT Knowledgeの機能をご紹介いたします
共通機能
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 1 | ログイン | IDとパスワードにより本人認証を行います。SSOにも対応しております。 |
| 2 | 個人画面設定 | 使う人の好みに応じて、画面の色やレイアウトなど様々な項目を変更することが出来ます。 |
| 3 | 全文検索 | 蓄積されたノウハウやQ&Aなどだけではなく、添付したWord、Excel、PDFなどのファイルに記述された文章まで、『HOT Knowldge』内にある、あらゆる情報の検索が可能です。 |
| 4 | プロフィール | 各社員の顔写真、所属、役職、内線番号や、得意要素、担当業務、趣味、血液型に至るまで、さまざまな情報を閲覧できます。 |
| 5 | 新着アラーム | 様々な情報の新着をお知らせします。あらかじめ自分の知りたい情報やカテゴリを登録しておけば、より使いやすくなります。 |
ナレッジ
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 9 | ナレッジボックス | すべてのノウハウ・情報(ナレッジ)は、このナレッジボックスに集約されます。各種カテゴリ分けされた状態で、ノウハウ・情報をいつでも簡単に蓄積/活用/評価することができます。 |
| 10 | レビュー機能 | ノウハウ・情報に対して、意見交換を行う機能です。ノウハウ・情報を登録した人と意見交換や、閲覧した人同士で意見交換などの双方向の討論が可能です。 |
| 11 | 関連ナレッジ表示 | 参照したノウハウ・情報に関連する情報を、システムで自動判別しリンクとして表示します。これにより、一つ一つ検索を行わなくても関連しているノウハウ・情報を次々参照できるため、幅広い情報収集が可能となります。また、目的の情報を参照中に、関連ナレッジにより新たな気づきが得られることも期待できます。 |
| 12 | 自動ナレッジ格付け | 一つ一つのノウハウ・情報を自動的に分類する機能です。情報が増えてくると、利用頻度の低い情報も多くなり、有効な情報が埋もれてしまいます。それを回避する方法の１つとしてナレッジの格付けがあります。PDCAサイクルにより『メジャーナレッジ』と『マイナーナレッジ』という分類に自動的に振り分けられます。 |
| 13 | 自動カテゴライズ | もう一つの分類方法です。ナレッジボックスに蓄積する際に任意で作成したカテゴリにあらかじめ登録しておいたキーワードと、ノウハウ：情報のタイトル、文章を比較することでカテゴライズを行います。 利用者や管理者のカテゴライズの手間を大幅に削減します。 |
| 14 | おすすめナレッジ | 過去に検索したキーワードや閲覧傾向を分析し、その人に合ったノウハウ・情報を自動的に日替わりで表示します。また、管理者が特定のノウハウ・情報を強制的に表示させる「プッシュ型ナレッジ」を行うことも可能です。 |
| 15 | ナレッジランキング | 最も活用されているノウハウ・情報から順に、ランキング表示を月毎に行います。 |
Q&A
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 16 | Q&Aボックス | 質問を投稿し、知識を持っているユーザーから回答してもらう機能です。知識を持っていそうな人をナレッジセイバーとして指定したり、プロフィールや過去に投稿したノウハウから回答者を選ぶことができます。 |
| 17 | ナレッジセイバー | ノウハウを伝授する使命を与えられた"人"を表す称号です。 『プロフィール検索』で見つかった"人"に質問を投げかけた場合、回答者には「ナレッジセイバー」という称号が与えられ、ノウハウを伝授するか、よりそのノウハウを持っている"人"を紹介することになります。 これにより「ノウハウを必要としている"人"」は、例え面識がなくても、社内でもっとも「対象のノウハウを持っている"人"」からノウハウを伝授されることが可能となります。 |
| 18 | セイバー検索 | 「持っているノウハウ」、「経験した業務」、「得意要素」などで、"人"を検索することができます。 また、その人が最近投稿したノウハウ・情報や、よく投稿するカテゴリなども閲覧することができます。これにより、ナレッジボックスからは探しきれなかった情報（暗黙知といわれる情報）を探し出すことが可能です。 プロフィール閲覧から直接その人に質問を投げかけることも出来ます。 |
文書管理
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 19 | ファイルボックス | 文書を保管する機能です。フォルダ毎に権限を付けることができますので、機密書類も安心して格納することができます。 |
コミュニティ
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 20 | コミュニティ | チャットで意見交換を行う機能です。ルームと呼ばれるメンバー専用の部屋を作り、そこに添付ファイルや画像を付けて投稿することができます。 |
グループウェア
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 21 | お知らせ | 社内への連絡事項を行う機能です。宛先は、全社員や各部門のほか、ある役職者以上、任意のグループ、個人に至るまで、自由に指定できます。また、お知らせした情報を相手がいつ参照したか、まだ参照していない人は誰かが把握できます。 |
| 22 | ＴｏＤｏ | やらなければならないことを管理するToDoとしての機能と、業務指示を行う機能を持っています。 |
| 23 | マイボックス | お気に入りのノウハウや情報を保管できます。 ノウハウの他にも、よく使う社内文書の書式なども入れることが出来ます。必要なものだけをまとめて、参照しやすいように整理できる、使い勝手の良い「引き出し」のような存在です。 |
| 24 | スケジュール | 社員のスケジュール管理を行う機能です。スケジュールバーは、ドラッグ＆ドロップのマウス操作で、簡単に登録/修正が可能です。 |
| 25 | 施設予約 | 施設の予約を行う機能です。 予約状況はカラーバーで表示されますので、予約状況を一目で把握することができます。 また、施設名をクリックすることで、その施設の一ヵ月の予約状況を表示することができます。 |
| 26 | 行事予定表 | 全社員が机にいながら、社内の行事予定を把握することが可能です。 |
活性化分析
| # | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| 27 | ホットバリュー | ノウハウ・情報一つ一つに対して付加される、情報の"価値"を表した指標です。どの情報がどれだけ価値があるのか、どれだけ活用されているのかが、一目で把握できます。 |
| 28 | 活性化ランキング | 最も活性化率の高い社員順に、ランキング表示を月毎に行います。 |
| 29 | 活性化分析 | 社内でナレッジマネジメントシステムがどれだけ活用されているか、蓄積されているか、どれだけ役に立っているかがわかります。これら活用状況を月毎にグラフ化すると、ナレッジ マネジメント活用における活性化の成長が把握でき、その効果が目で見て実感できます。 また、社員単位で活用状況を分析することもでき、管理者によりナレッジマネジメントの運用をコントロールすることも可能です。 |
| 30 | マイバリュー | 『ホットバリュー』を元に、自分がどのくらいノウハウ・情報を活用しているのか、活用の仕方がどのように変化しているのかが把握できます。 |