使いやすさ、探しやすさを追及したHOT Knowledgeの機能をご紹介いたします
文書管理とは
あらゆる形式の文書データを一元管理する機能です。ナレッジマネジメントシステムでは、文書データを蓄積し、効率よく参照できることも、大きな役割と言えます。
HOT Knowledgeの文書管理では、複数のファイルを1つの文書にまとめて管理できます。
参照権限や、ファイル本文からもキーワードを見つける全文検索、参照回数による並び替えなどの機能も搭載しております。
Q&Aの特徴機能
複数ファイルを１つの文書として管理
例えば、ある会議の記録を保存する際、Word文書の議事録と、ExcelのグラフやPDFファイルを、1つにまとめることができるので、会議ごとの管理が可能となります。
その他、社内の各種フォーマットを一元管理することで、古いフォーマットの誤使用のリスクを軽減することができ、また、更新などの管理が容易になります。
ファイルボックス
文書はカテゴリ単位に管理されます。
一覧表示では、文書が参照された回数順に並ぶ為、使用頻度の高い文書は見つけやすく、探す時間が大幅に削減されます。
また、カテゴリ単位にアクセス権限を設定できるため、関係者だけが文書を参照可能にして、機密を含む書類も安心して格納することができます。
このように、アクセスを制限することで、誤ってファイルを削除してしまうなどの人為的なミスを防ぐ他、関係者以外への情報漏えいのリスクを回避します。
全文検索
蓄積した"ノウハウ"本文だけではなく、添付したWord、Excel、PDFなどのファイルに記述された文章まで、HOT Knowledge内にある、あらゆる情報の検索が可能です。