店舗の指示実施スピード20％UP　業務効率化に成功

新潟市で学習塾『ノートス』、『ノートスプレイズ』を6拠点展開している新型個別指導Notes（ノートス）
勉強を通して生徒が『自分で考える』姿勢が身に付くよう、きめ細やかなサポートを強みとしている。クオリティの高いサービス提供を目的として、塾講師の負担を軽減するタスク管理ツールを探していました。最終的に店舗Linkleを導入した経緯と導入後の変化について代表の佐藤様にお話を伺いました。

店舗の実施漏れに対して、本部のフォローが遅れ残業が常態化

―当初は別のツールを探していて、最後「店舗Linkle」導⼊に至った経緯は？

業界柄残業が多いのですが、クオリティを保つ前には業務効率化を進める必要性を感じていました。元々本部が1週間ごとの指示をまとめて1か月分作成・印刷して店舗に配布していましたが、店舗の「実施漏れ」とそこに対する「本部のフォローが遅れる」ことが課題だったので、タスク管理ツールを各社探していました。
ただ店舗Linkleの話を聞いて店舗業務を整理すると、【業務に関連する情報が集約できていない】【教材や備品の発注をとりまとめる煩雑さ】といった店舗周りの新たな課題に気づきました。将来的には30 店舗の拡大を見据えていたこともあり、体制整備は早いほうがいいと感じ店舗Linkleにしました。

― 「実施漏れ」を防ぐ体制づくりですね。

エリアマネージャーや経理担当など本部と店舗間のやり取りを文字ベースにした結果、余裕のある進⾏やミスの削減といった成果につながっています。
店舗スタッフ⼀⼈当たりの業務が多い中、 情報整理や社内電話にかける時間を削減し、その分接客時間を増やすなど ⽣産性の向上を狙っていました。

情報共有や社内備品受発注が楽になり、ほぼ定時退社に

― 「店舗Linkle」導⼊後はどうなりましたか？

《本部と店舗間の指示通達》が徹底され、 大体20％ほど 実施スピードがUPしました。1か月分のタスクが〆切順に一覧になるよう設定したので、仕事の見通しが立つようになったようです。万が一遅れても、管理側も早めにフォローできます。管理側の他のメリットとしてはタスク表や印刷、電話連絡などの付随業務が減ったのも助かっています。週の業務量を安定させて行き当たりばったりの状況が減らすことで、授業のクオリティ向上につながっています。

― 他にはどんな変化がありましたか？

塾運営に関わる情報共有のルールを見直すきっかけになりました。「社内備品の発注確認」「請求書データの変更依頼」「年末調整の連絡」など様々ですが、都度異なる連絡手段で後から振り返りにくい状況がなくなりました。
特に店舗から来る社内備品発注のとりまとめはオプション「E-Kau（イーカウ）」を使うことで、各段に楽になりました。

― 他にもスタッフのモチベーションが変わったとか？

店舗からも気軽に発信できるコミュニティ機能を活用した取り組みのお陰でもあります。後は時間の使い方が変わって、いわゆるコア業務が増えたことによるやりがいを感じてくれているようです。効率化によって管理業務の負荷が減った分、今まで以上に生徒と接する時間を増やすよう心掛けています。

― 最後に店舗Linkleを導入して声をお聞かせください。

クオリティの高いサービスを提供するためには、本部と店舗が離れていても熱を共有することが大切だと考えています。“運営” に必要な管理や、“スキルやサービス向上” に必要な情報を簡単に共有できるのがITツールのいいところで、店舗Linkleを軸にして本部と各店舗の業務のやり取りがとてもスムーズになりました。導入して良かったです。

新型個別指導ノートス
業種 学習塾の運営 店舗数6店舗