なぜルールに則って運用してもファイルサーバーは整理されないのか

こんにちは。

各プロジェクトの見積や提案資料、社内の申請用のフォーマットファイルなど、データや資料の保管場所として昔から利用されているファイルサーバー。
最近では物理サーバーからクラウド上のストレージに切り替える企業も増え、テレワークの普及も相まって新しい運用ツールや方法が出てきています。

ただ、きちんと運用ルールを作りフォルダ名やファイル名が統一されるようにしたり、フォルダの階層が深くなりすぎないようにしているのに、なぜか似たようなファイルが出来ていたりしていつのまにか乱雑な状態になってしまっていないでしょうか。
毎日社員が利用する場所なので、一度乱雑な部分が出来てしまうとなし崩し的にそのままになってしまい、再度整理するのに労力がかかる状態となってしまいます。

この記事では、運用ルールをきちんと決めたはずなのになぜ乱雑な状態になってしまうのかの原因と、おすすめの解決策についてご紹介します。

具体的な原因は？

おそらくファイルサーバーを利用している企業のほとんどで、
・ファイルサーバーでのファイル名の命名規則などの利用ルールの設定
・部署やプロジェクトごとの適正な権限設定
・定期的に不要ファイルの削除やアーカイブ化などの棚卸
をされているかと思います。

上記のうち、乱雑にならない為のルールは１と３です。３については3ヵ月～1年周期で行うのがほとんどだと思いますので、今回の記事では割愛します。
１の「利用ルールの設定」のどこに原因があるケースが多いのか詳しくご紹介します。

ルールの作りこみが甘い

よくあるのがこちらです。例えば見積のファイル名は「顧客名の後ろに日付にする」というルールがある場合でも「日付の表示形式はyyyyMMddで8桁なのか、MMddの4桁なのか」という曖昧な部分があります。
さらに、顧客名と日付の間に-（ハイフン）や_（アンダーバー）を入れる人が現れたり、顧客名に株式会社等の法人格を付けたり付けなかったりと曖昧になっていくことも多大にありえます。

特に法人格の表記ズレは、フォルダ内の並び順に大きく影響します。前述の例の場合では、前株の会社・後株の会社・法人格が付いてない会社が入り混じってしまうので、利便性にも大きく影響します。

完成前のファイルを完成後と同じフォルダに配置している

例えば、作成した資料を同じプロジェクトのメンバーに確認してもらいたい時、資料ファイルをファイルサーバーに保存し、ファイルへのPATHを添えて確認依頼を出したとします。
このとき完成済みの資料を保存するフォルダに保存していないでしょうか。

複数人で閲覧・編集するファイルを完成済みのファイルと同じ階層に置いてしまうのを日常化してしまうと、「〇〇編集中_Ver1」や「最新版〇〇」の様に作業者によって派生ファイルが複数出来てしまいます。
それぞれの変更内容を反映させて完成させる手間が増えたり、ファイルが完成した後派生ファイルがそのまま残ったままになってしまうケースもあります。

他の管理ツールと併用運用していて、最新ファイルが分散

テレワークという働き方が普及して、社内でもチャットツールやタスクツールを使用しながら業務を行う事が多くなりました。
チャットに資料ファイルを添付したり、タスクツール上でファイルを更新したりする場面も多くあると思います。

ツール上とファイルサーバ―という２箇所でそれぞれファイルを運用した場合、どちらかに最新版のファイルがある状態となりますが、ファイルの種類や運用するメンバーによって最新版のファイルがある場所がバラバラになりがちです。
特にプロジェクトで使用する資料ファイルは、プロジェクト終了時に作成したファイルをそのままにしてしまう事が多く、棚卸を実施する際に、最新版ファイルをツール上から探して整理するという手間がかかってしまいます。

対策は？

ルールを明確に決める、あいまいな部分を無くす

まずは、現在のファイルサーバ―の運用ルールの見直しを徹底的に行う事です。

・ファイル名の命名規則の曖昧な部分を無くす
・棚卸時の不要ファイルの削除対象を、「〇ヵ月更新が無い」「最後に参照したのが〇年前」と数値で明確に決める
・プロジェクト運用ルールに、プロジェクト終了後の破棄ルールも含めてドキュメントの保存ルールを設定する

ルールを決めた後は利用者へ周知を行いますが、このとき上記ルールによってファイル名や保存場所が変わるファイルについての対応についても周知しておきます。
企業によって、過去のファイルはそのままでこれから保存していくファイル・フォルダからルールを適用していく場合もありますし、過去のファイル全てに一度ルールを徹底して適用させてしまうのもアリだと思いますが、どちらの場合もその旨をしっかり周知して、利用者の混乱を少なくしてあげることが大切です。

作業中または確認中の専用フォルダを作る

完成品を置くフォルダ、作業中のファイルを置くフォルダ、過去のファイルやもう使わないけどバックアップのために保存してくものを置くフォルダを明確に分けることです。
フォルダ名の頭に「作業中」「old」と付けることで、並び替えした際にもきっちり分けて視覚的に確認しやすくなります。

・作業中のファイルが完成したら完成品フォルダへコピーし、作業中フォルダからは削除する
・作業中フォルダに〇ヵ月間残っているファイルは、作成者に確認し削除対象とする

とすることで、実際に使用していないファイルを減らすことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ファイルサーバーのファイルを見やすく・検索しやすく整理することで、業務の効率は各段にアップします。
運用ルールを決めるだけではなく、きちんと正しく運用されているか・ルールに改編が必要かどうかを判断しながら、企業の運用方法にあわせて継続的な見直しをおすすめします。
ファイルサーバーの運用についてのご参考にしていただければ幸いです。