本部の報告業務を効率化するには

日々店舗からくる業務報告や問い合わせ。本部もまたそれらを集計し、上部へ報告していると思います。
店舗運営を管理する部署の報告は多岐に渡り、各店舗の売上や稼働率に加え、備品の整備・手配や人員の調整までいろんなところからの報告やデータを集めて、上部への報告資料を作成しているのではないでしょうか。

店舗Linkleでは主に本部-店舗間の業務効率を目的に導入していただくことが多いですが、実は、本部内で上部へ「報告しなおす」ための資料作成や準備なども、業務の負担となっている場合が多々あります。
もちろん、上部への報告は無くすことはできませんので、今回は「どうしたら本部の業務を効率化できるか」についてご紹介したいと思います。

今までの慣例で進めているやり方を変えるにはどうしたらいい？

「業務効率化したい」となるとまず何から始めるかということになりますが、まずは「運用を変える」という意識を持つところから始めましょう。
稀に「業務効率化したい、でも運用方法は変えたくない」とおっしゃる方がいますが、両立はほぼ不可能です。今までの業務のやり方よりも、もっと効率よく進めたいから業務効率化をするわけで、業務で使用するパソコンのOSも、求められるセキュリティも、主流のツールも年々変化します。

まずは「運用を変える」という意識を持ち、現行の運用方法は一旦置いておいて、欲しい結果から運用方法を逆算して考えてみましょう。

まずは自分で試すところから

新しい運用方法を考えた後、まずは自分で出来る範囲の事を試してみます。
例えば「捺印の必要な書類のフォーマットを捺印無しにして、WEB上で閲覧できるようにする」というような場合、
まず、

• WEBのどこで閲覧できるようにするのか考える
  　既にある社内のシステムを利用するのか？新しくシステムを導入するのか？
• 捺印という行為の代わりにどうやって回覧させていくかを考える
  　回覧の順序や、チェックしたかどうかをどうやって残していくのか？
• 書類のフォーマットから捺印欄をなくしたフォーマットを作成してみる
  　この時、書類を後々印刷する必要があるのかどうかを考えて、印刷する前提のフォーマットにするのか電子データとして残ればそれでいいのかを考えて新フォーマットを作成する

という事を試す必要があります。
自分で試す段階で新しくシステムを導入するわけにはいかないので、自分の理想に近いシステムの資料請求や無料デモ版を試すなどして情報を集めて下さい。
既にあるシステムを利用したい場合は、既存システムに影響が出ないように注意を払って、どこに・誰が・どのように書式を追加してメンテナンスしていくのかを決めてみましょう。
とにかく、利用するユーザーにとってベストな運用方法を模索することです。

上司や同じ業務の担当者を巻き込んで練り直す

自分で新しい運用方法をシミュレーションし、いける！と思ったら、次は自分の上長や同じ業務を担当している人に相談と根回しです。相談する際には、

• 現行の運用方法の問題点
• 新しい運用方法を試したいと思った経緯
• 試した結果
• 新しい運用方法での業務フロー
• 運用方法を変えることによるメリット、デメリット
• 運用の変更方法とスケジュール

を事前に簡潔にまとめておき、相談する際に図やグラフなどを利用して伝えると良いです。

相談によって、自分では気づけなかった運用方法の落とし穴や運用方法を変えることによるリスクが洗い出されてきます。
問題点については改善するために計画を練り直す必要があります。より実際のユーザーが使いやすいように練り直し、業務改善案として提出し、実際に運用方法変更の実行フェーズに移しましょう。

手間には感じているけど、具体的な改善策が思い浮かばない！

あの作業面倒だな・・・と感じているものの、「じゃあ他にやり方あるの？」と考えたとき、全然思いつかない・・という場合もあると思います。
どのように簡略化していいのか分からない場合は、下記の様に順序立てて一つずつ考えてみましょう。

本当に必要かどうか確認

まずは“いるかいらないか”を判断しましょう。最近はほとんど使われていないデータの入力、毎週の会議の為に作っている会議資料や調査報告書など本当に必要かどうか改めて考えてみて、無くせるものは無くしてみます。

置き換えが出来ないか検討

次に考えるのは「置き換え」です。先程例に挙げた毎週の会議の為に作っている会議資料ですが、無くすことは出来ないと判断したとして置き換えはどうでしょうか？今までエクセルやパワーポイントで作成し会議参加者に配布していたものを、WEBや社内システムに投稿するだけで「配布する」という手間は削減できることになります。

作成している資料の内容も、『売上の詳細データは資料に記載せずPOSシステムを参照するようにする』『記載する内容を絞り口頭で説明することで資料作成のための時間を削減する』なども出来そうですね。

店舗からの日報や週報もまとめるとなると大変な労力がかかります。
既存の報告用フォーマットを集計しやすいようにレイアウトを変更する、WEBのフォームを作ってそこに入力・送信してもらうなど店舗のスタッフが報告しやすい かつ 本部のスタッフが集計し2次加工しやすい形にまとめることを目標として少しずつ置き換えを検討してみましょう。

まとめ

「業務の効率化」というと、大掛かりで予算も時間がかかると考えがちですが、まずは自分の試せる範囲で試してみたり、少しずつ無くしたり置き換えたりを積み重ねることによっても効率化は進みます。
業務の運用を変える為の大きなきっかけとして「システム導入」はとても有効ですが、予算も時間も限られるなか起案からシステムの選定、導入、運用開始と考えるとなかなか手が出ないものです。

ご自身の考える業務効率化＝システム導入だとしても、まずは自分で出来る範囲でなにが可能かを検討してちょっとずつ周りを巻き込んでみましょう。
結果を持ってから周りを巻き込むことで、その後の効率化の布石にもなりますよ。