文章力が試される？これからの文字ベースのコミュニケーション

こんにちは。
以前は打ち合わせや商談といえば対面や訪問が一般的でしたが、現在ではオンライン経由のやりとりがメインになるようになってきましたね。
オンラインツールの普及に伴い、今まで口頭で通達していた内容をメールやグループウェア、チャット上でやりとりすることも多くなりました。
チェーンストアを運営されている場合も店長とSV間、店長と商品部などの本部間などでも、店舗への訪問を控える代わりにツールを利用して連絡・指示をしていると思います。

業務上のコミュニケーションが3次元の『対面』から2次元の『文章』に移行したことで、便利になった反面、言葉が足りず相手に伝えたいことが正しく伝わらなかったり、 何度もやり取りが発生して逆に手間になってしまう事も増えたのではないでしょうか？

特に、今までメールでやり取りしていたものをチャットに置き換えた際に発生する『世代間によるズレ』があります。
若手社員たちが送ってくる、いわゆる「主語の無い」メッセージに戸惑う中堅社員や、上司の送ってくる長いメッセージに辟易としている若手社員はよく見られる光景かもしれません。

文章によるコミュニケーションが主流になったからこそ、今回は業務で良く利用するツールであるメールやグループウェアの作成画面で良く利用されるリッチテキストエディターと、LINEやSlack等のチャットツールを社内で利用する際に、 それぞれどのように文章をまとめればより分かりやすく伝わる指示になるのかをご紹介します。

メール・リッチテキストエディターは、伝えたいことを簡潔に

まずは、メールやシステムの作成画面などの場合をご紹介します。

長文を書かない

例えば、新商品の発売を他部署に通知するとき、「お疲れ様です。商品部の××です。この度～」から始まって、商品のアピールや、新製品発売までの経緯などを10行以上の文章で書いていないでしょうか？
ぱっと見たときに「これ返信に時間かかりそうだな」と思われてしまう文章は「時間あるときでいっか」と後回しにされてしまい、自分の知らないうちに周知の遅れや回答の遅れとなり、仕事が滞る原因となってしまいます。
伝えなければならないことはもちろん記載しなければいけませんが、200字程度に収めるようにしましょう。

では、200字で伝えたいことを効率よく伝えるにはどうしたらいいかについて、2つご紹介します。

箇条書きを駆使する

恐らく大多数の方はメールやリッチテキストエディターで箇条書きを利用しているかと思います。会議の日程連絡などは日時、場所、議題内容部分を箇条書きにして連絡しているのではないでしょうか。
ほかにも、いつも文章で送っている内容も箇条書きにするとぐっと見やすくなりますよ。
新製品の発売の内容も、

この度、4/1より「爽快シリーズ」の第２弾として新製品「△△△」を発売いたします。爽快シリーズでは、夏の着用時のムレやまとわりつきの不快感を 軽減し、汗やにおいのとどまりを抑えるラインナップを展開しており、今回発売する「△△△」も速乾性に優れ、着用した瞬間から冷感を感じられる 商品となっております。また、UV機能による紫外線90％カット、UPF30+を実現しました。

このような文章だった場合、新製品の情報としては

4/1より「爽快シリーズ」の第２弾として新製品「△△△」を発売いたします。
製品の特長
・速乾性
・着用した瞬間から冷感
・紫外線90％カット
・UPF30+

で済みますよね。
社外向けのプレスリリース等では上記の文章で問題ないのですが、社内に送る場合には何が書いてあるのかが一目で分かるようにするのが好ましいです。

装飾は最低限に

こちらはメールよりはリッチテキストエディターの場合となります。グループウェアに搭載されているリッチテキストエディターのほとんどで文字色やフォントサイズを変えたり、 罫線や表の挿入などの文字装飾機能が可能ですが、装飾を多用すると、逆に分かりにくくなってしまいます。
文字色を変更する場合はデフォルトの黒以外とそれ以外の1色とした方が、全体的に見やすくなります。
また、表を多用しなければならない内容を送る際は、本文に書かずにエクセルやPDFファイルを作成して添付したほうが視認性は高くなります。
太字は見出しには利用せず、本当に強調したい部分にのみ利用するようにしましょう。

チャットは、「これだけは最低限」を徹底

「何を」「いつまで」を必ずつける

チャットツールで業務連絡をする際、スマホやタブレットだと長文を避ける傾向にある方が多いです。
PCと比べて、スマホで業務に関する文章を打とうとすると実はなかなか面倒ですよね。
プライベートでLINEを利用する時のように1～2行の短文で済ませていないでしょうか？

長文は読む側にも敬遠されがちですが、かといって1～2行の短文で済ませてしまうと、伝えなければならないことが正しく伝えられない場合があります。
例えば、「シフト希望だしておいてね」と店長が店舗スタッフへチャットで送信した場合、「何を」「いつまでに」という情報が不完全です。
シフトの休み希望なのか出勤希望なのかは、各店舗の運用によってなんとなく察せられますが、いつまでに出せばいいのか分かりませんよね。
スタッフが「いつまでですか？」と聞いて回答をもらうまでの時間がもったいないですし、スタッフに聞かれなければ店長は予定していた日にちにシフト希望の集計作業が出来ないかもしれません。

どんなに気軽に話せる相手であっても、業務についてチャットする際は必ず「何を」「いつまでに」をつけるようにしましょう。

入力用フォーマットを用意する

気軽に送れるのがメリットであるチャットですが、同じ内容でも送る人によって言葉が足りない人がいたり、逆に長々と説明文を送ってくる人がいたりと、ばらつきが目立つツールでもあります。
円滑なコミュニケーションを取ることももちろん必要ですが、それ以上に業務の連絡や通達である場合には、一目で内容を把握できることが重要となります。

この為に有効な手段が「フォーマット」を作ることです。
「この報告はこのフォーマットに沿ってチャットしてね」と関係者へ周知・徹底することで、報告する側も受ける側も必要な情報をチャットからすぐに判別できるようになります。
また、後から報告を見返す際にも探しやすくなるのでお勧めです。

チャットツールではチームやグループ毎に概要やメモを保存する機能があるものが多いので、そちらにフォーマットを記載しておくと便利ですよ。

まとめ

いかがでしょうか。
最近では複数のツールをプロジェクトによって分けて利用するなど、テレワークの浸透により、今まで以上に『確実に内容を伝える文章力』が求められるようになってきました。
ツールの違いによって適しているコミュニケーションの取り方は違いますので、ツールや自社の運用方法に合わせて文章を作る際の参考にしてみてくださいね。