短期店舗スタッフ採用・退職処理の効率化

こんにちは。

年末から春にかけてのイベントが連続する時期になると、店舗でも短期スタッフを大量に採用する機会が増えると思います。
細かいスパンかつ勤務期間がバラバラな短期スタッフ対応のため、店舗では面接や教育、本社では事務処理に追われることも多いのではないでしょうか。
今回は、煩雑になりがちな短期スタッフの管理効率化の為にするべきことをご紹介します。

まずは今の現場の状況を整理

まずは、今現在短期採用スタッフの採用から退職までの処理フローが全社でどのようになっているか、整理してみましょう。
本部だけ・店舗だけのフローではなく、全社を通して採用募集、人事システムへの登録、店舗での面接、利用アプリやシステムの利用準備などリストであげてみます。すると、意外にも複数の部署でボールがいったりきたりする処理が多くあることに気づきます。

リストアップが終わったら、下記の点に注意して現在の課題となっている部分を洗い出してみましょう。

採用スタッフの履歴書、採用時の提出書類、面接時のシートなどが店舗と本部で共有できるているかどうか

多くの企業では採用の際に提出された履歴書や給与振り込み先の口座情報、業務上得た情報の取り扱いの誓約書などが店舗で提出されたのち、本部へ集約し管理されるかと思います。
ただし経理等に提出する情報は本部で、それ以外は店舗でそのまま保存されている企業も少なくありません。

面接時の情報など本部では必要のない情報かもしれませんが、不測の事態や事故に備える為、店舗で放置するのではなくきちんと本部でその情報を確認できるようなシステムにしておくことが大切です。

採用スタッフへの通達内容が一か所にまとまっているか

採用時には雇用契約や勤務規則、シフトの入退勤を個人スマホのアプリで記録するような場合はアプリの初期設定方法のマニュアルなど、採用に際してスタッフへ渡す資料は、全て一か所にまとまっているでしょうか。
よくあるのは「店舗で渡す資料は店舗のPCに最新版があり、本部で渡す資料は本部のファイルサーバ―の中に最新版がある」など店舗と本部で最新版の保存場所が違うケースです。

スタッフへ渡す資料が一か所にまとまっていないと、店舗で渡す資料が最新版になっていなかったり、渡す資料に不備があった場合に本部が気づけなかったりするほか、資料の更新の際の店舗への配布に時間や工数がかかるなどのデメリットもあります。

採用時、退職時のタスク化は出来ているか

短期スタッフの採用において「誰が」「いつ」「何をする」というのがタスク化されていて、それが全社共通のものとして周知されていますでしょうか？
「人事システムへ採用スタッフの情報を入力する」というタスクにおいても、誰がどの情報を元に入力するのか、元になる情報は誰が提出するものなのかを明確にしていなければ、入力が滞ったり、元になる情報が一気にまとまって提出されて、その後の処理に移行できないなどの悪影響が発生してしまいます。

この例であれば、店舗で面接した採用スタッフの名前や勤務条件を店長が本部へ通達し、人事で内容を確認した上で人事システムへ登録する流れが一般的ですが、人事システムへ登録し店舗で使用するシステムに反映させるには、「何日前までに」「どんな情報」を「どの部署」へ提出すればいいのか明確にしておかなければ、本部で正常に入力処理中にもかかわず、店舗から「情報提出したのに店舗システム使えないんですけど」といった問い合わせが来てしまいます。

特に退職時はトラブルを避けるため退職日翌日すぐにスタッフが利用するシステムの利用を停止させる場合が多いので、事前の情報準備が特に大切となります。

具体的な事例とその解決策

採用スタッフ毎に今どの状態なのかを共有する環境を作る

勤務途中で来なくなった、採用したのに連絡が取れなくなったなどのトラブルも少なくありません。
現場である店舗が現状を把握し管理するのはもちろんですが、本部でもしっかり状況を把握できるように採用スタッフ毎に今どのような状態なのかを共有できる環境を準備することが大切です。

人事システムへの登録が済んでしまえばそちらで状態は管理できるかと思いますが、人事システムへ登録する前までは、本部と店舗間で利用できるタスクツールを準備して、店舗で採用面接を行ったあとすぐに氏名と採用の有無、持参された履歴書のデータを添付してタスク化することで、「今誰がボールを持っているのか」を本部と店舗の両方で共有しながら後続処理を進めていくことができます。

タスクツールの選定の際は、実際に利用する店舗スタッフと本部スタッフの使いやすさ・導入しやすさ、後述するドキュメント管理のツールとの連携や並行利用が可能かどうかを重視して選定するのがおすすめです。

人事、店舗運営など部署をまたいで資料や資材を共有し、見える化する

採用スタッフの履歴書や賃金台帳など、労働関係に関する重要な書類は労働基準法第109条により退職日より5年間保存しなければなりません。（2020年の改正により保存期間が3年から5年に改正されました。が、当分は3年でも問題ないとされています）
このため、人事システムには保存に必要な機能が基本的には備わっているため、人事システムを出来るユーザーでかつ権限があれば、必要な情報にはアクセスできることになります。

それ以外の業務のマニュアルや入社手続きに必要な資料ファイルについては、社内のファイルサーバ―やグループウェアのドキュメント管理機能の中で、「短期スタッフ採用」専用のフォルダを作成し、そこに集約しましょう。

よくありがちなのが、店舗で時間削減のため採用者に渡す書類を大量に印刷しておき、それを長期間にわたって使い続けていしまうケースです。
これでは本部が資料を改版しても、店舗で改版前の資料を使い続けてしまい、本部に記載済み資料が提出されてきたときに必要な情報の不足や不備が発生し後続の処理に移行できなくなります。

常に全社員が最新版を利用できるようにかつ定期的に資料の見直しやメンテナンスを行うことで、無駄な業務やドキュメントを減らし、業務効率化につなげることが出来ます。

まとめ

短期スタッフ採用は、計画こそするものの思った通りに採用が進まなかったり、雇用や退職処理に思いがけずコストがかかってまいがちな業務でありながら、採用までのスピードが求められる業務だと思います。
だからこそ資料の共有や採用プロセスのタスク化を行い、無駄な業務を減らしながら業務効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

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