効果的な本部と店舗の情報共有の施策とは？事例も紹介！

本部と店舗の円滑な情報共有は、店舗運営の成功に不可欠です。しかし、情報が閲覧されず適切に共有されないと、店舗運営の効率性や成果に悪影響を及ぼす可能性があります。
この記事では、本部と店舗間の情報共有の問題を解決するための効果的な施策と成功事例についてご紹介します。

よくある情報共有の課題

一般的な店舗運営の情報共有の場合、会社全体で利用しているグループウェアやチャットツールで情報を発信しているかと思います。
また、特定の店舗や店舗スタッフに対して連絡をする場合には、ツールで直接連絡するほか担当のSV（スーパーバイザー）やエリアマネージャーを介して行うと思われます。
業務上の連絡ですから、早く・確実に通達し閲覧してもらう必要がありますが、以下のような課題が上がったことはないでしょうか。

• 本部から発信している情報を閲覧しないユーザーがいる
• 店長やSVを経由して共有されるため、対応や解決までに時間がかかる

ユーザーに対して情報が認知されるスピードや確度が落ちるほど、情報の内容の認知漏れやその後の対応でのミスが増えてしまいます。

具体的な解決策

では、どのような施策で認知漏れやミスを防げばいいのでしょうか。
この記事では具体的に３つほどご紹介します。

タイトルで「見なくてはいけないもの」と理解させる

新着の通知もあるし、重要度もわかるようにアイコンが表示されるのに、なぜか未読のまま連絡を放置してしまうユーザーがいる。
これは多店舗企業にかかわらず、グループウェアを運用している企業ではよくある課題ではないでしょうか。

グループウェアで情報を共有しようとすると、「情報の受け手側が閲覧するかどうか」と、どうしても相手の行動に左右されることになります。
既読率を上げるために【必読】など閲覧を促す文字列をタイトルの頭につけるなどタイトルを工夫してみましょう。

ただし、毎回閲覧を促す文字列を付けてしまうと、受け手側がその状況に慣れてしまい、効果が薄くなってしまいます。
緊急を要しない連絡やすぐに確認しなくてもよい連絡については、あえて工夫せず分かりやすいそのままのタイトルで発信するのをおすすめします。

連絡の内容にあわせて専用窓口を用意する

特に店舗から本部へ連絡する場合に多いのですが、「本部に問い合わせや連絡をしたいけど、本部のどの部署に連絡すればいいのか、誰が担当者なのか分からない」という状況です。
連絡先が分からないと店舗スタッフは店長へ聞き、店長からSVへ、SVから地区担当の本部スタッフへ、地区担当の本部スタッフから担当部署の本部スタッフへと連絡が流れていきます。
指示系統や運用ルールからこのルートをたどることが正しい場合もあります。が、どうしても時間や手間はかかってしまいます。

解決策としては、本部へ定期的にしてもらっている連絡や問い合わせの多い内容を集めて、担当部署やカテゴリに分け、それぞれにメーリングリストやチャットルームなど窓口となる連絡先を用意し、店舗スタッフから直接本部の担当者へ連絡できる環境を準備しましょう。

問い合わせ管理システムやタスクツールを利用するのも効果的ですが、実際に1ヵ月間にどのくらいの連絡がくるのか予測がつかないとツールの選定も難しくなりますので、まずは簡単に導入できるメーリングリストやチャットルームから始めてみてください。

デバイスをモバイルへ変更してみる

店舗で働くスタッフは勤務時間中は接客などの店舗業務に忙しく、PCに向かって作業する時間が限られています。
ピーク時間の合間や、閉店後の締め作業の後などにその日の情報をまとめて閲覧することが多いですが、台風などの天候による緊急連絡など発信後すぐに見てほしいものもあるかと思います。

この場合は、店舗スタッフにモバイルを配布して、店舗業務の合間に確認できるようにするのがおすすめです。
モバイルであればプッシュ通知されるので、店舗スタッフもすぐ本部から情報が発信されたことに気づくことが出来、情報が認知されるスピードが格段に上がります。
少し前までは、店頭でスタッフがスマートフォンを操作しているとお客様に指摘を頂いてしまうと懸念される状況がありましたが、現在では気にしないお客様が増え、懸念は解消されてきています。

実際の成功事例ご紹介

当社の店舗Linkleを導入されている企業でも、本部と店舗の情報共有に成功されている企業が沢山あります。
この中から、業種や企業規模に左右されず、取り入れやすい施策をいくつかご紹介します。

製造小売業：連絡手段を１つのツールに統一するルールを徹底

電話やメール、SVを介して口頭で、グループウェア上でと連絡手段が複数存在し、店舗スタッフが情報を把握しきれない・漏れてしまうという状態でしたが、「本部から店舗へ連絡する手段は1つに統一する」というルールを徹底し、業務に関する連絡は全て店舗Linkle上で行うように。
店舗スタッフの確認漏れや報告忘れが減ったほか、連絡を確認するための時間や対応の為の時間が削減でき、業務効率が向上しました。

サービス業：店舗独自の工夫や施策を写真付きで投稿

こちらは、店舗から本部への情報共有の事例です。
店舗で実施しているイベントや陳列、お客様用トイレでの工夫など撮影して、全社員が閲覧できる店舗報告機能を利用して投稿しています。
店舗スタッフは普段他の店舗へ行く機会が少なく、他の店舗でやってよかった施策や工夫については自店舗担当のエリアマネージャーから教えてもらうか、個人的に繋がっている他の店舗スタッフから聞くだけでしたが、画像つきで全国の店舗から成功事例を共有できるようになったことで、お客様の満足度の向上やスタッフの仕事へのモチベーションアップにつながりました。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
効果的な本部と店舗の情報共有は、店舗運営の成功に不可欠です。情報共有の課題を克服し、円滑なコミュニケーションを実現するための参考となれば幸いです。