「業務連絡機能」を強化！活用事例のご紹介

こんにちは。

この度、店舗Linkleの機能で1番利用されている「業務連絡機能」を強化しました。

本部-店舗間で必ず発生する指示報告に欠かせない機能のため、業界を問わずにどの企業でもメリットを感じていただける内容だと思います。 本記事では「業務連絡機能」の変更内容と、活用事例についてご紹介します。

「業務連絡機能」とは？

店舗運営の要となる指示連絡を送受信する機能です。

指示を受けた店舗の実施状況を一覧で把握し、店舗が期限内に実施完了するまでのフォローができます。
下記のように一般的な情報共有ツールでよく見られる「本部-店舗間のお困りごと」を解決できます。

例）

• 本部の指示が店舗の担当者まで伝わっていない
• 店舗から報告が来ないため、電話や訪問にて店舗の状況をチェックしている
• 店舗スタッフが多忙で営業時間中にパソコンを確認できず、未読情報がたまっている

このようなお困りごとは店舗スタッフのワークスタイルとも深く関わっているため、店舗の利用を前提としたコミュニケーション設計が必要です。

多店舗展開企業向けの専門ツールは「本部の指示と店舗の報告をセット」で運用改善できるため、デスクワーカー向けのツールよりも導入効果を感じやすいと言えるでしょう。

参考：店舗はなぜグループウェアやメールの未読をため込むのか
https://hscproduct.com/tenpo/tips/454/

「業務連絡機能」の変更内容

店舗に求めるアクションに合わせて、3種類の回答形式を指定できるようになりました。
店舗側の報告作業をさらに効率化・省力化することが可能となります。

変更前

・回答形式は1種類（必要に応じて文章や画像を添付し、完了報告する形式）
（回答の自由度が高く、柔軟な運用を重視した設計）

変更後
・店舗に求めるアクションに応じて、以下の「3種類の指示」を使い分けが可能に

1. 通達：受信者の開封状況のみを管理
2. 要報告：1ボタンでの確認・完了報告を依頼
3. 要回答：回答欄を作成し、項目ごとに回答入力を依頼

変更の背景
・指示の内容によって店舗に求めるアクションが異なるケースも多く、「受信者が開封したことが分かれば十分な場合」、「項目ごとに回答してもらいたい場合」といった多様なニーズにお応えするための機能強化

「これ、解決します！」…指示・報告業務のお困りごと3選

新たな「業務連絡機能」をどのようなシーンで活用いただけるのかについてご紹介します。

事例1　週報・月報などの提出を、店舗に徹底させたい

定期的な報告（週報・月報など）について、多くの企業は店舗からの自発的な提出を前提としており、毎回提出するよう指示を出していないのではないでしょうか。ただ実際には一部の店舗が提出を忘れることがあり、その確認やリマインド作業には手間がかかります。さらに提出された内容を確認すると、差し戻しが必要なケースも発生します。

「業務連絡機能」の場合は、「提出状況の管理」「未提出の店舗へのリマインド・差し戻し」「回答内容の一括ダウンロード」が1つの機能で完結します。

また、一定周期で配信する指示については、送信サイクル（毎日、曜日指定、毎月●日、月末の～時）を指定して自動配信できるので、都度指示を送る必要はありません。

事例2　SALEチラシの校正を円滑に進めたい

販促部などが作成したSALEチラシの校正用データについて、各店とのやりとりに苦戦していませんか？

例えば校正用データを対象店舗に送っても、以下のようになかなかスムーズに印刷に進めないといったケースです。

• 店舗から返事がなくて確認したかどうかもわからない
• 店舗との修正のやりとりが電話やチャット。後から経緯を追いにくい

原因として「販促部と店舗、どちらが回答すべきか不明瞭」、「返信ルールやツールが定まっていない」ことが挙げられます。

「業務連絡機能」の場合は、「指示を受けたら報告が完了するまで未完了のタスク扱い」になる仕組みがあるため、店舗の回答がないまま、うやむやになるのを防げます。
かつ修正に関するやりとりが必要な場合でも、質問や修正のやりとりができる専用のフォームが用意されています。1つの画面で販促部と店舗の互いが経緯を追いやすく、後になって「言った・言わない」を防ぐことができます。

事例3　部門担当にきちんと伝わる指示を送りたい

店舗に複数の部門が存在する場合、店舗に指示を送っても該当する部門担当に指示が伝わらないことがよくあります。

原因は「宛先の最小単位が店舗」であること、そして「一度指示を開くと指示が埋もれやすい仕組み」であることが挙げられます。

業務連絡は指示によって宛先を店舗宛、店長などの役職宛、部門担当宛　…など柔軟に指定することも可能です。また仮に誰か他のユーザが指示を開封しても、トップページや受信簿に「未完了の指示」がわかりやすく表示されるため、担当者の見落としを防ぐことができます。（※指示を開封しただけで完了となる「通達」形式を除く）

まとめ

ここまで「業務連絡機能」の変更点と活用事例についてご紹介しました。

本記事は『店舗の負担軽減』にフォーカスしましたが、「業務連絡機能」は本社の異なる部署間（商品部⇔営業本部、販促部⇔営業本部など）でも活用できるとても汎用性が高い機能です。

「チャットやメールで結論がうやむやになる傾向がある」、「返事が来ずに度々リマインドを出すのが大変」といった状況の打開にもお役立ていただけます。

実際の操作感についてはオンラインなどでご紹介しております。お気軽にお声がけください！