アップデート予定のお知らせ|店舗Linkle

この度の店舗Linkleのアップデートで、「業務連絡・掲示板」の2機能を改善します。
今まで以上に直感的に使いやすい画面周りとなりました。
機能概要と変更点、そして情報共有の精度を高めるポイントについてお伝えします。
（ご利用のお客様には別途ご連絡いたします。）

1.業務連絡機能について

業務連絡機能の概要

業務連絡は店舗Linkleで1番利用頻度の高い機能です。
本部が複数の店舗に指示を送った後、「店舗が実施したかどうか・実施した場合はどのように実施したか」を一覧で確認できます。
同時に店舗の負担も軽減し、指示の実施漏れ・報告漏れを防止できます。

業務連絡の主な特徴は以下の通りです

• ○本部が各店の回答を一覧で確認できる
• ○未実施の店舗に絞ってリマインドできる
• ○店舗はバックヤードのパソコンを使わず、スマホやタブレットで簡単に報告できる

業務連絡の変更点1-実施状況をよりわかりやすく把握

今まではステータス（「未読」・「開封」・「完了」）ごとの回答件数を表示していました。
変更後は「総数に対する完了件数の進捗」を表示します。
進捗がバーで表示されるので、より直感的に全店の進捗をつかめるようになりました。
もちろん今まで同様「未完了のユーザに対して、指示を実施するよう催促」することもできます。

業務連絡の変更点2-指示を見ながら回答できる（PC版）

本部などから来た指示に対して、店舗が報告する際に開く画面です。
PCで開いた場合は指示と回答を横並びの表示にして、指示を確認しながら回答できるようにしました。
また、店舗が本部に質問をするときに使用する「送信者へ質問」ウインドウの表示を大きくし、分かりやすくしました。

2.掲示板について

掲示板機能の概要

掲示板も実は利用頻度が高い機能で、いわゆる「社内周知」目的で利用されます。

• ○総務部からの季節的な発信（年末調整やワクチン接種）
• ○新店オープンやメディア掲載情報
• ○新商品やキャンペーン情報

など、発信内容は多岐にわたります。

掲示板の変更点1-見逃しを防ぐピックアップ表示

初期表示メニューを大きく変更し、「最近の投稿」「未読」「カテゴリ」「自分の投稿」としました。
未読の投稿だけをピックアップして表示することができるようになったので、今まで以上に見逃しを防げます。

掲示板の変更点2-スマートフォンでの操作がスムーズに

PC版だと左側にメニューがありますが、スマートフォンで表示した場合は画面下に集約されます。
スマートフォンでの閲覧だけでなく、投稿も容易になりました。

3.全体の変更点（業務連絡・掲示板）

画面構成を機能間で統一し、操作しやすくしました。

業務連絡と掲示板の投稿に〝番号を付与〟

引継ぎや電話など、周知事項について口頭で会話する時もあります。その際に長い件名や同じような内容の件名だと、どの投稿に関する話か伝えにくいものです。
アップデート後は業務連絡や掲示板に投稿すると、自動で番号を表示します。
口頭で読み上げる時に「〇番の周知事項について～」「〇番の本部指示について～」と番号で指定できるので、会話をスムーズに始められます。

その他全体的にパフォーマンスを最適化し、動作を改善しました。

4.なぜ情報共有機能が2つに分かれているのか

ここまで、業務連絡と掲示板の2つの情報共有機能についてご紹介しました。
情報共有機能は1つあれば十分では？と感じられる方もいると思います。
実際のご利用のお客様で「業務連絡のみ」使用している事例も珍しくなく、企業によって考え方は様々です。

大切なのは機能の数ではなく、「相手に求めるリアクションと定期的に読み返すかどうか」を踏まえた情報共有を実現することです。
特に「店舗に『それいつの情報ですか？』と聞かれる」
「申請書類の保管場所を質問される」ことが何度もある場合は、一度運用を見直すことをおすすめします。

例えば本部と店舗間で共有する情報は、ざっと挙げただけでもこれだけあると思います。

• ○1回読んで内容把握するだけでいい情報
  　　人事情報、就業規則、メディア掲載、商品の出荷スケジュール
  
• ○読むだけでいいけど、店舗の既読確認はしたい情報
  　　好事例・取り組みの共有、商品情報、実績報告
  
• ○本部指示を実施して、店舗報告してほしい指示
  　 　売場変更指示、販促物掲示
  
• ○店舗からの報告
  　　 クレーム、商品や店内設備の不良報告
  
• ○必要な時だけ使用するフォーマット
  　　小口精算、入館申請書類、新人スタッフのユニフォーム手配

発信側がメリハリをつけて依頼文の工夫や入力文のフォーマット作成などの運用を整えることで、
情報共有の精度が高まり「求めるリアクション」につなげることができます。

参考：文章力が試される？これからの文字ベースのコミュニケーション

https://hscproduct.com/tenpo/tips/1102/

『すでに工夫しているのに、どうも差し戻しが多い…』と苦心する声も伺います。その場合は、専用ツールの活用について考えてみましょう。
例えば「店舗が売り場を変更した様子を画像で報告」を考えてみます。
よくあるのは「店舗が実施済みだけど期限内に報告がない」「画像の添付を忘れる」ケースです。

店頭業務がある店舗スタッフに対して「添付ファイルを必ずつけましょう」「必ず期限内に報告しましょう」といった意識付けは限界があります。
専用ツールであれば「店舗が添付ファイルなしでは報告できない」「スマホで報告」「報告していない店舗にはリマインド」出来るものであるので、
自然と「期日内に全店舗から報告」が来る状態を実現しやすくなります。

これは本部→店舗への指示だけではなく、本部の異なる2部署間での依頼事項や、店舗から本部への依頼事項でも同様に活用できます。

参考：きちんとした返事がくる指示の出し方とは？

5.まとめ

今回は業務連絡機能と掲示板機能のアップデート予定を中心にお伝えしました。
今後他の機能についても、アップデートともにお知らせいたします。
更なる使い勝手の改善を続けてまいりますので、ぜひ続報もご覧ください！
店舗Linkleは、サービス改善につなげるべく多店舗展開企業の運用やお困りごとを伺っております。ぜひ、機能や画面周り・運用についてお聞かせください。
円滑なコミュニケーションを実現するための参考となれば幸いです。