243店舗に対する業務指示をシステム化、実施管理を徹底

総合デジタルショップ「テルル」の運営を始め、国内大手キャリアショップの運営代理店など、携帯電話・スマートフォン・通信に関するサービスを展開する株式会社ピーアップ。2024年7月より243店舗で店舗Linkleをご導入いただきました。

この度はソリューション事業部の長峰様にお話を伺いました。

導入の目的と店舗Linkle検討の背景

── 最初に店舗Linkleを導入する目的と検討の背景についてお聞かせいただけますか？

キャリアショップにおいては細心の注意を払う必要がある指示もあり、徹底した実施管理が求められることから、業務指示に関する一連の管理を効率化・仕組み化することを目的として導入しました。

もともと「別の多店舗企業向けのコミュニケーションツール」を導入していましたが、システムの情報収集を続けていた中で店舗Linkleと出会いました。
店舗Linkleもコミュニケーションシステムと呼ばれているかと思いますが、弊社としては「業務指示ツール」としてタスク管理・実施管理を徹底できるかどうかの観点で見させてもらいました。

キャリアショップの運営で発生する業務連絡の課題とは

── 業務連絡においてどのような課題がありましたか？

課題としては、主に2点ありました。

• 毎日約100件のお知らせメールに指示が埋もれて、店舗が見落とす
• 指示経路がメールやビジネスチャットなどの複数ツールに分散し、状況把握が大変

もともとキャリアショップは取り扱い製品が多い関係で、毎日複数のメーカー様からご連絡をいただきます。
お知らせメールの受信数は1日あたり約100件あり、その中から業務指示を選別するのはとても大変です。
店舗共通のメールアドレスを利用しているため、スタッフの誰かが開封してしまうと、埋もれてしまい、気付かないなどの問題も発生していました。

また立場によって指示経路が異なるため、店舗への指示が分散していました。
店舗に対する指示は、本部（総務部、経理部、店舗管理部、教育管理部）に加え、エリアリーダからも発信されます。

特にエリアリーダの業務は管轄店舗の管理ですが、店長が兼任していることも多く、ほぼ現場にいます。
あらゆる指示に対してリマインドや進捗を確認する立場ですが、人力での管理には限界がありました。
それは本部も一緒で、店舗数に対して本部のメンバーも多くないので管理に課題意識を持っていました。

弊社は問題の根本的な解決を求める社風があり、｢指示の見落としがあれば、見落とししない仕組みづくり｣を導入することを求められます。システムで解決できるのであれば、システム導入を躊躇しない、そんな考え方を経営者が持っていることもあり、管理側主導でシステムを検討し始めた次第です。

決め手は拡張性とコストパフォーマンスの両面

──選定基準と店舗Linkle導入の決め手をお聞かせいただけますか？

そうですね、もともと店舗Linkle導入前から別の業務指示ツールを使っていたので、そのまま業務指示に関する一連の流れを管理できることが前提でした。
こういった業務指示ツールの意義は、「指示を受ける側も出す側も、ここだけみればやるべきこと、やったことが1つにまとまっている」こと、そして「指示を出すだけで終わらず、報告内容が求める水準で実施していることを確認し、差し戻すこともできる」ことだと思います。

その中で店舗Linkleは業務指示以外の機能も揃っていたので、将来的に色々な機能を利用できると感じましたし、コストパフォーマンスもよかったため、導入を決めました。

── ありがとうございます！システムリプレイスの際に不安な点はなかったですか？

導入当時は必須機能であるルーティン指示（一定周期で指示を自動送信する）機能が、まだ実装予定の段階だったことですね。結果的に機能強化を優先的に進めてもらって、機能を実装いただきました。そういった柔軟な対応をいただけることも評価ポイントになっています。

導入後は、変わらず業務指示を1つのツールで管理できている

── 導入後、社内の反応はいかがでしたか？

いい意味で移行前のツールと違和感なく活用しています。店舗も移行途中こそ操作感が異なるため戸惑いもあったようですが、すぐに慣れて問題なく運用できています。

── 店舗Linkleの活用方法は？

やはり業務指示機能をメインに利用していますね。

指示の内容は販促関連だけではなく、領収書や勤怠の提出といったルーティン業務のリマインドまで様々です。
売場の指示については画像で報告させて、メーカーから売場画像の提出を求められた時は報告画像を素材として提供しています。

指示を出した後も効率よくフォローできています。本部が直接全店舗に指示をする場合も、CCにエリアリーダを加えることで、状況を把握できるようにしています。

また、業務連絡機能の分析機能も特に活用しています。タスクの消化率を経営層が確認して、課題のある店舗を統括しているエリアリーダを介して指導を行っています。取引先からの依頼を実施しないと、ブランドイメージにも影響するため、全店舗が確実に実施できるよう、細かなフォローを行っています。

その他、ファイルBOX機能で業務マニュアルを共有していますね。

今後店舗Linkleに求めることはありますか？

これからも親身で柔軟な対応を続けていただきたいです。
というのも弊社は導入後に店舗Linkleの販売パートナーになりました。そのため、自社で利用する立場としてだけでなく、お客様へご紹介する際にも柔軟な提案姿勢は非常に重要だと感じています。
導入時に弊社へ寄り添っていただいたように、今後も同じ姿勢でサポートを続けていただけることを期待しています。

機能としては業務連絡システムとして満足して使っているので、求めることはないですね（笑）

── 長峰様、ありがとうございました！

株式会社ピーアップ
事業内容：電気通信機器及びその他付属関連商品の販売、事務用品、事務用機器の販売及び法人向けオフィストータルソリューション